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Juristische Vorgaben zur E-Mail Archivierung

March 10, 2014

 

Die in einer E-Mail enthaltene Erklärung oder Information ist rechtsrelevant. Deshalb ist die Archivierung des E-Mailverkehrs eines Unternehmens unerlässlich. Allerdings müssen einige rechtliche Vorgaben beachtet werden. Probleme kann es beispielsweise geben, wenn Behörden den E-Mailverkehr zu Beweiszwecken brauchen, die Mails aber nicht ordentlich und pflichtgemäß archiviert wurden.

[…]

Viele Unternehmen bewegen sich bei der E-Mailarchivierung noch immer in einem rechtlichen Graubereich.

Ein Gesetz, das sämtliche Regelungen zur Archivierung von E-Mails enthält, gibt es nicht. Vielmehr ergeben sich die rechtlichen Vorgaben aus sehr verschiedenen Gesetzen. Dies ist wohl auch ein Grund dafür, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen. Beispielsweise werden in folgenden Gesetzen und Vorschriften rechtliche Vorgaben für die E-Mailarchivierung gemacht:

 

· das Handelsgesetzbuch (HGB)

· das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

· das Telekommunikationsgesetz (TKG)

· das Aktiengesetz (AG)

· das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)

· das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG)

· die Abgabenordnung (AO)

· die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

· vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflichten

· Basel II

· der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).

 

Insbesondere aus dem HGB und der AO lassen sich in Deutschland zu Fragen der E-Mailarchivierung unmittelbare Handlungsverpflichtungen ableiten, wobei wir im Folgenden unterscheiden zwischen der Aufbewahrung der ausgehenden elektronischen Mitteilungen (Ausgangspost) sowie der eingehenden elektronischen Mitteilungen (Eingangspost).

[…]

 

 

Haben Sie Fragen zum Thema eMail-Archivierung? Wünschen Sie eine umfassende Beratung? Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und der Umsetzung Ihrer rechtssicheren Archivierung.

 

 

 

 

 

 

 

Quellen:

http://www.it-administrator.de/job-weiterbildung/recht/86545.html 

http://www.it-recht-kanzlei.de/viewTopic.php?folder=667

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